Всем известно, что инвентаризация– один из важнейших бизнес-процессов торгового предприятия и хороший инструмент контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей. Но полная инвентаризация - длительный процесс, связанный, как правило, с приостановкой работы магазина. Такую «роскошь» мы можем себе позволить не более одного-двух раз в год. Что же делать в перерывах?

Между сплошными ревизиями можно держать персонал в тонусе проведением мини-ревизий, если, конечно, не переборщить с их количеством. Какие существуют за и против.

Обычно рекомендуют составить календарный план мини-ревизий по товарным группам. На этом часто настаивают менеджеры по закупкам, так как они «замучились заказывать товар в слепую». У них почему-то всегда фактические остатки не соответствуют остаткам по базе данных, если вдруг обнаружился перезаказ товара или наоборот - товара заказали недостаточно.

Но на практике может произойти следующее:

• в даты проведения мини-ревизии может не оказаться необходимого количества обученного персонала;
• именно в этот день окажется большой приход именно этой группы товара;
• именно в этот день окажется большой приход других групп товаров;
• параллельно с мини-ревизией ставят задача перепроверить результат предыдущей мини-ревизии – получается слишком большой объем работ и слишком много ошибок;

 

Вряд ли вы получите желаемый результат от такого подхода к проведению мини-ревизий.

Целесообразнее проводить мини-ревизии тогда, когда для этого появляются необходимые условия:

• выявлены ошибки при приемке или при оприходовании товара;
• по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
• в это время в торговом зале минимальное количество покупателей;
• и есть обученный персонал, работающий в нужную смену.

 

Решение о проведение мини-ревизий должен принимать управляющий магазином на основании служебной записки менеджера по закупкам (если инициатива идет от него) или на основании своего видения текущей ситуации. Участие менеджера товарной группы в проведении проверки результатов мини-ревизии необходимо, так как он как никто другой сможет выявить пересортицу. Кроме того, он сам увидит количество проверяемых наименований, что способствует улучшению качества заказов товара в дальнейшем.

Периодичность проведения мини-ревизий по отдельным видам товара можно утвердить в инструкции. Например, мини-ревизии по весовому товару гастрономического и овощного отделов рекомендуется проводить еженедельно. У персонала этих отделов есть «уникальная» особенность продавать один товар за другой, как правило, более дорогой – как дешевый. Этот вопрос должен контролироваться не только проведением мини-ревизий, но и целенаправленной работой вашей службой безопасности.

Мини-ревизии по сигаретам рекомендуется проводить еженедельно или два раза в месяц, в зависимости от количества касс и ночных кассиров.

Мини-ревизии по элитному алкоголю проводятся при наименьших остатках совместно со службой безопасности - как правило, за сохранность этой группы сотрудники безопасности отвечают в полном объеме.

По товарам «группы риска» - кофе, бритвенные станки, икра – при наименьших остатках или если учетные остатки явно не соответствуют фактическому наличию в зале.

Практика показывает, что самое удачное время для проведения мини-ревизий - это ночи с воскресенья по вторник, так как прошли основные продажи текущей недели и менеджеры еще не успели завести товар в магазин на новую неделю.

Основанием для проведения мини-ревизии должно быть распоряжение управляющей магазина с указанием ответственных лиц и наименованием товарной группы или отдельных товаров, подлежащих пересчету.

Примерная инструкция проведения мини-ревизии.

• 1. В ночь с воскресенья на понедельник зав. складом проводит инвентаризацию нужной товарной группы на складе, путем сканирования количества товара на терминал сбора данных (ТСД), Этот товар не подается в торговый зал до следующего утра, до времени получения сличительной ведомости и закрытия результатов.
• 2. Администратор торгового зала ночью с 4.00 до 8.30 проводит мини- инвентаризацию товара, находящегося в торговом зале в следующем порядке:
      а) за отделом, подлежащим пересчету закрепляется самый опытный продавец, для отбора образцов.
      б) продавцу ставится задача посчитать количество каждой единицы товара, и на образце проставить количество. Образцы с указанным количеством передаются администратору для сканирования на ТСД. При взвешивании весового товара, на листе наклеить маркировки по каждому наименованию товара и передать администратору для сканирования на ТСД.
• 3. Администратор принимает информацию о товаре на ТСД и утром передает его системному администратору для распечатывания Протокола приемки данных с ТСД.
• 4. Системный администратор проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.
• 5. Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения системного администратора.
• 6. На распечатанном протоколе в строке «Данные собраны» проставляется фамилия администратора, в строке «Данные приняты» - фамилия системного администратора.
• 7. Системный администратор фиксирует остатки после принятия информации с касс и создает сличительную ведомость.
• 8. Старший кассир обеспечивает бесперебойную работу кассовых терминалов. Для этого он производит закрытие ночных смен в период с 8.15 до 8.30 и открытие дневной смены в 8.20 при обычном режиме сменности с 9 утра.
• 9. Расхождения более 5 штук (количество устанавливаете на свое усмотрение) проверяются путем пересчета товара на всех складах и секторах установленными вами сотрудниками. При пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара в графе «Фактические остатки». В конце сличительной ведомости ставится личная подпись проверяющего..
• 10. После проверки расхождений и внесении изменений в сличительную ведомость системный администратор выводит результат, который отдает на подпись управляющему магазина.
• 11. Управляющий магазина после подписания Акта передает его на утверждение Генеральному директору.